Unverzeihliche Fehler die dazu führen, dass Auszubildende die Ausbildung vorzeitig abbrechen!

Passende Auszubildende für das Unternehmen zu finden ist zeit- und kostenintensiv, denn wieder ist die Anzahl der unbesetzten Ausbildungsstellen um rund 10% angestiegen. Natürlich sind Sie erleichtert, wenn Sie das Auswahlverfahren erfolgreich abgeschlossen haben, der Ausbildungsvertrag unterschrieben ist und die neuen Auszubildenden am ersten Tag auch bei Ihnen im Betrieb anfangen. Alles super? Nicht unbedingt. Rund 25% vorzeitige Vertragslösungen werden im derzeitigen Berufsbildungsbericht beziffert. Jedes vierte Ausbildungsverhältnis wird also frühzeitig beendet.

Zwar, so zeigen zumindest verschiedene Studien, sind rund 50% der Vertragslösungen keine Ausbildungsabbrüche, sondern darauf zurückzuführen, dass die Auszubildenden den Ausbildungsberuf oder den Ausbildungsbetrieb wechseln, aber dennoch stehen Sie im Betrieb vor einem Problem – es hat nämlich nicht nur ein Azubi das Unternehmen verlassen, sondern zum Ende der Ausbildungszeit steht Ihnen auch eine künftige Fachkraft weniger zur Verfügung.

Sicherlich gibt es unterschiedliche Gründe, warum Ausbildungen nicht zu Ende geführt werden. Allerdings gibt es verschiedene Möglichkeiten die Warnsignale rechtzeitig zu erkennen und damit früh genug geeignete Maßnahmen zu ergreifen um einen Abbruch zu verhindern.

Mehr als jeder dritte Jugendliche wählt die Ausbildung durch Empfehlungen von der Familie oder Freunden. Da ist es nicht verwunderlich, dass viele der Berufsanfänger zu Beginn der Ausbildung nicht wissen, was auf sie zukommt und womöglich auch mit falschen Vorstellungen die Ausbildung beginnen. Mitunter stellt sich dabei schnell Ernüchterung ein.

Was sind die Ursachen für die Probleme in der Ausbildung?

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Die einfachste Art das herauszufinden, ist sicherlich den Auszubildenden danach zu fragen. Es ist durchaus möglich, dass er Ihnen offen erzählen wird, wo das Problem liegt und er froh darüber ist, dass er sich Ihnen anvertrauen kann.

Falls er es nicht tut, ist es an Ihnen die Gründe selbst herauszufinden und nach den Ursachen zu suchen. Beziehen Sie die Kollegen mit ein und tauschen Sie sich auch mit der Berufsschule aus. Besonders wenn der Auszubildende noch nicht volljährig ist, sollten Sie auch das Gespräch mit den Erziehungsberechtigten suchen.

Was tun, damit erst gar keine Probleme entstehen

Als Ausbilder sind Sie meist der erste Kontakt des Auszubildenden mit der Arbeitswelt. Sie übernehmen damit eine wichtige Vorbildfunktion, die sich maßgeblich auf das Verhalten des Auszubildenden auswirkt. Eine offene und Kommunikation ist also das A und O, wenn es darum geht, eine vertrauensvolle Basis aufzubauen. Damit tritt bereits manches Problem gar nicht erst auf.

Gerade in der Anfangszeit ist es wichtig, dass Sie regelmäßig mit Ihrem Auszubildenden das Gespräch suchen. Die plötzliche Umstellung vom Schüler zum Auszubildenden, sowie die damit verbundenen Anforderungen, sind oft nicht einfach und lösen eine Überforderung aus.

Integrieren Sie die Auszubildenden in das Team und fördern Sie die Selbstverantwortung

Genauso wie Arbeitnehmer, wollen sich auch Ihre Auszubildenden als Teil des Betriebs fühlen und nicht nur als kostengünstige Arbeitskraft. Die Rahmenbedingungen schaffen Sie dafür, wenn Sie Auszubildende des zweiten oder dritten Ausbildungsjahres die „Patenschaft“ für die neuen Azubis übernehmen lassen. Die Paten kennen vieles bereits aus der eigenen Erfahrung und können sich noch gut daran erinnern, wie es bei Ihnen selbst war. Das sorgt für Verständnis. Zudem sprechen die Azubis die gleiche Sprache, was Verbundenheit herstellt.

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Schaffen Sie allerdings auch bei den Ausbildern in den Fachabteilungen das Bewusstsein darauf zu achten, dass der Auszubildende in den Betrieb integriert wird.

Wenn Sie die Selbstverantwortung des Auszubildenden fördern, wird er eigene Ideen einbringen, was wiederum dem ganzen Team zugutekommt. Handlungsorientierte Ausbildungsmethoden bieten die Möglichkeit dazu, die Ausbildung bewusst zu gestalten. Indem Sie den Azubi in die Prozesse einbeziehen, wird die Eigeninitiative gefördert und er wird dazu angeregt wird eigene Wege der Problemlösung zu finden. So entwickeln Sie auch wichtige Schlüsselqualifikationen.

Nehmen Sie sich Zeit zum Erklären

Auch wenn der betriebliche Alltag nicht immer die Zeit zum Erklären zulässt wie es erforderlich wäre, sollten Sie dennoch die Fragen des Auszubildenden ausführlich beantworten.

Wenn Sie dem Auszubildenden Ihre Entscheidungen erklären und begründen können, ist es ihm möglich, die Hintergründe zu besser zu verstehen warum Sie es so festlegen – und das trifft das meist auf Verständnis. Allerdings muss der Azubi auch den Eindruck habe, dass Sie dabei die Sachinteressen über Ihren Eigennutz stellen.

Sollte es einmal nicht möglich sein, dass Sie sich ausreichen Zeit für eine Unterweisung oder für die Beantwortung von Fragen nehmen können, lassen Sie es den Azubi wissen – sonst kann es sein, dass er sich nicht wertgeschätzt fühlt.

Geben Sie klare Regeln vor

Klare Regeln im Unternehmen vereinfachen das miteinander. So weiß jeder, was von ihm gefordert wird und woran er sich zu halten hat. Für den Auszubildenden ist das eine Entlastung, denn es gibt ihm Orientierung. Am Anfang ist so vieles neu für Ihn, dass er oftmals nicht weiß, wie er sich in der aktuellen Situation verhalten soll.

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Wenn Sie Ihrem Auszubildenden zum Beispiel sagen, er möge sich doch bitte melden, wenn er krank ist, lässt das einigen Spielraum für Interpretationen zu. Besser wäre hier: „Wenn Du krank bist, meldest Du dich bitte telefonisch vor Arbeitsbeginn direkt bei Herrn Schmidt. Wenn Du länger krank bist, sendest Du die Krankmeldung innerhalb von drei Tagen an die Personalabteilung.“ Sind die Regeln einmal aufgestellt und Sie haben sichergestellt, dass diese auch verstanden wurden, sollten sie für alle Auszubildenden im Unternehmen in gleichem Maße gelten. Sonst schafften Sie das Gefühl von Willkür und Ungerechtigkeit.

Eine gute Idee ist es, eine Ausbildungsmappe zu erstellen die dem Auszubildenden zu Beginn der Ausbildung ausgehändigt wird. In dieser Mappe, sind zum Beispiel die Betriebsregeln festgehalten. Gemeinsam mit Ihrem Azubi entwickeln Sie die Mappe fortlaufend weiter und ergänzen Sie, wenn Neues hinzukommt.

Wichtig ist jedoch, zunächst sich selbst zu reflektieren und herauszufinden, was genau Sie von Ihrem Auszubildenden erwarten, bevor Sie in die Kommunikation gehen.

Erkennen Sie frühzeitig die Anzeichen für Probleme

Es ist unwahrscheinlich, dass der Auszubildende von heute auf morgen sein Ausbildungsverhältnis einfach beenden wird. Zuvor wird es Hinweise darauf geben, dass etwas nicht stimmt. Wenn Sie diese Signale frühzeitig erkennen und richtig deuten, können Sie oftmals mit einfachen Mitteln gegensteuern.

Mögliche Anzeichen können sein:

  • häufiges Zuspätkommen
  • unentschuldigtes Fehlen am Ausbildungsplatz und/oder der Berufsschule
  • plötzlicher Abfall der berufsschulischen Leistungen
  • plötzlicher Abfall der betrieblichen Leistungen
  • erweckt den Eindruck von Desinteresse
  • weckt Unruhe unter den Kollegen indem z.B. ständig über unwichtiges diskutiert wird
  • befolgt Arbeitsanweisungen und Regeln nicht mehr oder nur noch unzureichend

Regelmäßige Gespräche

Als Ausbilder haben Sie eine Vielzahl von Aufgaben die es zu erfüllen gilt. Trotzdem ist es wichtig, dass Sie mit Ihrem Auszubildenden im regelmäßigen Austausch bleiben und die Kommunikation nicht nur bei den Beurteilungsgesprächen stattfindet. Um das zu gewährleisten, hat es sich bewährt feste, wöchentliche Termine festzulegen. Durch die Regelmäßigkeit, kann sich der Auszubildende darauf vorbereiten. Die Gespräche müssen nicht lange dauern. Meist reicht es aus, sich nach der vergangenen Woche zu erkundigen. Mit diesem einfachen Gespräch, ist es möglich Probleme in einem frühen Stadium ihrer Entstehung zu lösen, solange das meist noch recht einfach möglich ist.

Diese Gespräche sollten allerdings nicht nur dazu dienen über unangenehmen Dinge zu sprechen. Sie dürfen, und sollten, dem Auszubildenden auch ein positives Feedback geben und ihn loben, wenn er eine Sache gut gemacht hat. Positive und ehrliche Rückmeldungen sind für den Auszubildenden sehr motivierend.

Gemeinsam getroffene Vereinbarungen sind nachhaltig

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Sobald Sie herausgefunden haben, was die Gründe für die Probleme sind, sollten Sie mir dem Auszubildenden eine Lösung dafür suchen. Grundsätzlich gilt: Je früher Sie Konflikte erkennen und Maßnahmen zu deren Lösung ergreifen, umso wahrscheinlicher ist es, dass sie auch gelöst werden können. In einer frühen Phase sind Vereinbarungen meist noch einfacher zu treffen.

Beziehen Sie klar Stellung zu Ihrer Position. Teilen Sie dem Auszubildenden ganz konkret die Punkte mit, die sich verändern müssen.

Bleiben Sie, auch wenn der Auszubildende emotional auf das Gespräch reagiert, sachlich. Das mag in manchen Situationen schwer sein. Es bringt jedoch nichts, wenn Sie sich provozieren lassen. Verwenden Sie Ich-Botschaften um den Auszubildenden nicht noch mehr in Bedrängnis zu bringen. Bleiben Sie jedoch in Ihren Aussagen klar.

Hören Sie sich, nachdem Sie Ihre Punkte dargelegt haben, die Sichtweise des Auszubildenden an. Erarbeiten Sie Schritt für Schritt eine gemeinsame Lösung und treffen Sie eindeutige Vereinbarungen, die für beide Seiten akzeptabel sind. Halten Sie die getroffenen Absprachen schriftlich fest. Vereinbaren Sie ebenfalls gleich einen weiteren Gesprächstermin zur Erfolgskontrolle.

Was tun Sie als Ausbilder wenn nicht alles glatt läuft und es Probleme mit dem Azubi gibt?

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